Office 365 – melhores maneiras de fazer reuniões com parceiros externos

Embora existam várias opções disponíveis para fazer agendamento de reuniões mais fácil.

Talvez um dos aspectos mal comunicados de Microsoft Exchange / Office 365 é quanto mais fácil você pode fazer o agendamento de reuniões com participantes de fora da organização.

Abaixo estão três opções (incluindo uma nova) que podem ajudar a eliminar o “o trabalhar para você”  de agenda uma reunião.

Opção # 1: Organização Relacionamentos

Esta primeira opção exigirá envolvimento tanto sua equipe de TI e os parceiros externos; as outras opções serão mais adequados para mais reuniões ad hoc. Este é o mais adequado em situações em que você tem um relacionamento de longa data com os outros participantes e prevê a experiência mais semelhante ao tempo de programação com funcionários internos.

Voltando para o Exchange 2010, tivemos a opção de utilizar o “Microsoft Federation Gateway” e “Organização Relacionamentos”. Em questão de poucos minutos, sua equipe de TI pode criar um relacionamento de organização criar um relacionamento de organização entre a sua organização ea parte externa. De lá, você pode agendar a parte externa como qualquer interno. Dependendo das permissões permitido, você verá apenas as informações livre do participante externo / ocupado ou mais, se permitido.

Opção # 2: Impressão de calendários

Sem procurar a assistência de seu interno de TI, você pode publicar o seu calendário através de um URL e permitir que as partes externas para ver a sua disponibilidade. Enquanto seus administradores de TI podem desativar este recurso, que é ativado por padrão. No Outlook ou OWA, você pode selecionar a opção de “publicar o seu calendário”, com acesso a partir de “Disponibilidade somente” para “detalhes completos”. Uma vez publicado, você pode enviar partes externas a URL ou podem subscrevê-lo via ICS.

Nota: Enquanto esta é a opção que eu mais comumente usar, ele parece ter uma pequena nuance que você deve estar ciente. Eu estou no fuso horário BRA e a URL que eu forneço para os outros tem todas as entradas de calendário em BRA. Assim, as partes fora da sua zona de tempo será necessário para fazer a conversão manualmente, que às vezes pode se tornar uma dor de cabeça.

Opção # 3: Microsoft FindTime

No início deste mês, a Microsoft lançou uma interessante Garagem Outlook Add-in chamado de “Microsoft FindTime”. Disponível para usuários do Office 365, o aplicativo permite que você envie convidar solicitações do Outlook para as partes externas (eles não precisam estar no Office 365) e os participantes podem “votar” no horário da reunião. Ao enviar o pedido de reunião, você escolhe a duração e alguns intervalos de tempo potenciais; depois de selecionar os intervalos de tempo, todos eles são marcados como “provisório” em seu próprio calendário. Os participantes externos recebe um e-mail explicando FindTime e um link que lhes permite marcar um determinado slot como “preferido”, bem como aceitável ou inaceitável.

Uma vez que os participantes externos votaram, a reunião é automaticamente agendado.

 

Com níveis variados de complexidade e funcionalidade, existem várias opções para assistir o agendamento de reuniões com as partes externas. Em todas as situações, as opções acima são melhores quando se trata de tentar agendar uma reunião com mais de uma pessoa externa.

 

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