Como lidar com a caixa de correio de quem esta saindo da empresa.

Bom dia, galera.

Pensando do nosso dia a dia, quando um usuário esta para sair da empresa cumprindo aviso prévio vem a duvida como vamos proteger os dados da empresa, por padrao sempre temos que fazer os backup dos seus arquivos, mas somente fazer backup não e o suficiente, caso este usuário queira apagar email? Ainda temos outras situações:

E se Usuário:

  1. Tem dispositivo móvel ligado?
  2. Outros perfis configurado do Outlook em casa?
  3. E se ele está excluindo os dados a partir do dia em que começou um pré-aviso?

  Assim, devemos ter mais cuidado quando lidamos com esta situação. Então, como lidar com esta situação? Como salvar os dados sem perdê-los? Para todos a sua pergunta este artigo pode lançar alguma luz.

A seguir estão alguns passos a serem seguidos:

  1. Quando o usuário inicia um pré-aviso permitir LitigationHold para a sua caixa de correio?  (Requer licença Enterprise)
  2. Redefinir sua senha
  3. Desativar o OWA (Apenas para encerrar o acesso imediato)
  4. Desativar todos os protocolos (MAPI, IMAP, POP, dispositivos móveis)
  5. Tenha acesso a sua caixa de correio e tomar uma dados PST.
  6. Como opcional, você também pode exportar o seu usando pesquisa de descoberta PST
  7. apagamento remoto de todos os dispositivos
  8. Converter em caixa de correio compartilhada
  9. Ativar resposta automática para essa caixa de correio
  10. Excluir a caixa de correio
  11. Atribuir licença para outros usuários.
  12. redirecionamento email também pode ser ativado para garantir que não perca futuros emails.

Nota: Nem todos os pontos acima são de preenchimento obrigatório, é baseado em sua exigência. Você pode pular algumas delas com base em exigência.

LitigationHold, desativar protocolos e Ativar FullAccess & Forwarding:

A ativação desse recurso vai garantir que os itens são preservados, Deleted & itens modificados são preservados por um período específico ou até que seja removido de espera. Ele contém os dados com versões originais e modificados.

Como habilitar usando ECP?

  1. Entre para ECP
  2. Destinatários -> caixas de correio
  3. Localize caixa de correio do usuário esquerdo
  4. Clique em Editar ( Ícone)
  5. Recursos de caixa de correio -> Clique em Ativar em LitigationHold.

Deixe esta janela aberta aqui você também pode desativar todos os outros protocolos, e de encaminhamento de modo que (Passo 3,4 e 12 é alcançado)

desativar:

  • OWA
  • IMAP
  • POP
  • MAPI
  • Exchange ActiveSync
  • Desativar o OWA para dispositivos

Em Dispositivos Móveis clique em Ver detalhes, isso vai aparecer todos os dispositivos conectados para esta conta. Limpe-o completamente.

Nota: Limpeza remota irá repor o celular para as configurações de fábrica, portanto, dados pessoais e corporativos será apagado.

Mais tarde, se necessário, podemos permitir que o OWA para ver os e-mails, isso é para garantir que o usuário deve perder o acesso imediato, porque o Outlook e outras sessões ainda estarão vivos durante 72 horas após o Reset Password

Mesma tela, clique em “Opções de entrega” e habilitar o encaminhamento, se necessário. Para que todos os novos e-mails serão encaminhados.

Nota: Quanto tempo a sessão pode estar vivo no Office 365, por favor, consulte a Sessão tempos limite para o Office 365

Na mesma janela, clique na caixa de correio Delegação & Fornecer permissão FullAccess para si mesmo ou qualquer outro usuário como por obrigação.

Converter em caixa de correio compartilhada

Desde que a Microsoft não cobra por caixa de correio compartilhada, Então, para salvar licença e atribuir ao novo usuário, além de permitir resposta automática para a conta de utilizador esquerdo podemos usar caixa de correio compartilhada.

Nota: Mailbox deve ser menor do que 10 GB para converter em compartilhado.

No Portal ECP, depois clique na caixa postal do usuário esquerdo no lado direito esta opção pode ser alterada:

Após ativar FullAccess a caixa de correio compartilhada, basta acessá-lo de OWA (se habilitado) e permitir resposta automática. Então ele pode ser ativado usando o PowerShell.

Excluir caixa de correio do usuário

  1. Logon do usuário Page
  2. Localize utilizador esquerda
  3. Painel direito -> Clique na exclusão


Atribuir a licença para o novo usuário

Este é um processo simples como ao criar novo usuário a licença revogada podem ser atribuídos a novo usuário.

Associado a isto, é possível atribuir esse endereço de email para outro usuário ou criar grupo de distribuição com o mesmo endereço de e-mail e enviá-lo para vários usuários.

Redefinição de senha em Office365

 

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2 comentários sobre “Como lidar com a caixa de correio de quem esta saindo da empresa.

  1. Bom dia, Raimundo muito bom o seu artigo acredito que vc tenha tocado no calcanhar de aquiles de muitos profissionais de tecnologia da informação que são responsáveis pela gestão dos dados de correio dos usuários. Muito gestores não querem olhar para este fato e muitas vezes (70%) o colaborador desligado leva o maior patrimônio da empresa que são os dados.

    • Obrigado, hoje em dia temos que ter este cuidado com as informações da empresa e muita gente não se importa com estas etapas. Nos como TI temos que ter esta visão de controle dos dados. Não somente com email mas também nos celulares corporativos. Mas deixo para um novo artigo sobre dispositivos moveis.

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